Kérelmek

A kérelemtípusok a Coospace színterek eszközei. Ezek beadványokat testesítenek meg, melyet a színtér felhasználói (a feladatokhoz hasonlóan) beadhatnak elbírálásra, más kijelölt felhasználók pedig elbírálhatják azokat.
A kérelmek állapota a bal oldali szürke menüben is követhető az "Ügyfélszolgálat" menüpont alatt.

Hogyan lehet kérelmet beadni?

A bal oldali szürke menü "Ügyfélszolgálat" pontja alatt találja a kérelmekkel kapcsolatos pontokat.

1. Kérelem beadásához kattintson az "Új kérelem" linkre.
   
2. Egy felugró (pop-up) ablakban az Ön által beadható kérelemtípusok jelennek meg, fastruktúrában a következő bontásban:
   • Színtér (amelyikhez korábban kérelemtípusokat definiáltak)
   • Kategória (az egyes típusoknál megadott kategóriák szerint)
   • Kérelemtípus (az egyes rögzített kérelemtípusok)
   
3. A megfelelő kérelemtípus előtt kattintson a sárga háromszögre: ekkor a kérelemtípus adatai (bírálók neve, lezárt és folyamatban lévő ügyek száma) mellett az új beadásra mutató link is megjelenik. Kattintson az "Új dialógus kezdése" feliratra!
   
4. Egy újabb felbukkanó (pop-up) ablakban szövegesen írhatja be a kérvény szövegét. A "File csatolása" mezőbe (az ott megadott file-méretig) file-t is tölthet fel a Tallózás (Browse) gombbal.
   
   A felhasználói adatok automatikusan töltődnek.
   A kérvényt az "Üzenet küldése" gomb megnyomásával adhatja be.

Beadáskor a kérelem "Új" státuszba kerül.

A kérelmek sorsának alakulásáról email értesítést kérhet, azonnali vagy napi összefoglaló formában. (A személy/Értesítések/Színtérfüggetlen beállítások menüpontban a "Kérelem esemény" üzenettípus bejelölésével.)

Hogyan nézhetem meg, hogy válaszoltak-e a kérelmemre?

A bal oldali szürke menü "Ügyfélszolgálat" pontja alatt találja a kérelmekkel kapcsolatos pontokat.

A kérelmek sorsának alakulásáról email értesítést kérhet, azonnali vagy napi összefoglaló formában. (A személy/Értesítések/Színtérfüggetlen beállítások menüpontban a "Kérelem esemény" üzenettípus bejelölésével.)

1. A folyamatban lévő kérvények a kérelem típusa szerint listázódnak.
   
2. Kattintson a típus nevére.
3. A felbukkanó (pop-up) ablakban aaz Ön által beadható kérelemtípusok jelennek meg, fastruktúrában: a fának az az ága nyílik le, amelyben az előzőleg választott kérelemtípus található.
   
   A "Lezárt dialógusok" után megjelenő dátumok az Ön ebben a típusban beadott és "Kész, elfogadva" vagy "Kész, elutasítva" állapotba került kérelmeire mutatnak.
   A "Folyamatban lévő dialógusok" után megjelenő dátumok az Ön ebben a típusban beadott, nem "Kész, ..." állapotú kérelmeire mutatnak. Ezek az állapotok lehetnek:
   • Új
   • Feldolgozás alatt
   • Választ vár: Ebben az esetben a kérelem bírálója további információkat vár Öntől.

     Ilyenkor lehetősége van újabb üzenet küldésére, vagyis megjelenik a szöveg bevitelére (és a file feltöltésére) szolgáló mező.

   • Választ adott: Ebbe az állapotba kerül kérelme, miután Ön újabb üzenetet küldött.
   • Átirányítva: Kérelmét más kérelemtípusba továbbították.
4. A dialógus megtekintéséhez kattintson a dátumra.
5. Az üzenetek időrendi sorrendben felülről lefelé haladnak.
   
   A felhasználó azonosítója alatt jelenik meg a "Státusz:" mező: ez jelzi, melyik az az állapot, ami a kérelem az üzenet elküldése után került.
   (Előfordulhat, hogy szöveges üzenet nélkül állítanak be állapotot.)

Hogyan lehet kérelmeket elbírálni?

A bal oldali szürke menü "Ügyfélszolgálat" pontja alatt találja a kérelmekkel kapcsolatos pontokat.

Új vagy átirányított kérelemről e-mail értesítést kérhet a személy/Értesítések/Színtérfüggetlen beállítások menüpontban az "Új vagy átirányított kérelem" üzenettípus bejelölésével.

Bírálat keresése

Az Ön által elbírálható kérelemtípusok között kereshet. Az admin joggal rendelkező felhasználók másokhoz tartozó kérelmek között is tudnak keresni.

A "Keresendő" mezőbe írja a keresett kifejezést. Az alábbi jelölőnégyzetekbe helyezett pipákkal a keresés körét jelölheti ki (miben keresi a megadott keresőkifejezést):

• Beadó név
• Beadó azonosító
• Kérelemtípus név

Megadhatja a találatok maximális számát is.

A keresés szűkítheti a "Státusz" valamint a "Beadási idő" ("Kezdő" és "Befejező" idő szerint) szűrőkkel is.

A Státusz lehetséges állapotai (szűréshez):

• Új, átirányított vagy választ adott
• Minden
• Új
• Feldolgozás alatt
• Választ vár
• Választ adott
• Kész, elfogadva
• Kész, elutasítva
• Átirányítva

A keresést a "Keresés" ikonnal indíthatja el.

Kérelmek megtekintése

A találati listában az alábbi adatok jelennek meg a kérelmekről:

• Színtér
• Kategória
• Kérelemtípus
• Kérelmező azon.(osító)
• Kérelmező neve
• S(tátusz): az állapotjelző karakter fölé vitt egérmutató hatására megjelenik az állapot neve.
• Dialógus státusza

A rendezés szempontját és irányát sárga háromszög jelzi. Más rendezéshez az oszlop nevére kattintson.

A kérelmező nevére vagy azonosítójára kattintva a személy adatait tekintheti meg.

A dialógus státuszát itt is beállíthatja a legördülő menü segítségével.

A kérelemhez való hozzászólásra, újabb információ megszerzését célzó kérdésre avagy szöveges bírálatra szolgáló dialógusablak a sorok végén található ikonnal nyitható meg.

Kérelmek kezelése

A kérelem feldolgozásakor két dolgot lehet elvégezni: választ adni (belsőt vagy publikust), illetve a kérelem státuszát állítani. Az esetek többségében ez a kettő együtt jár.

A válaszadás lehetőségei

Új kérelemtípus létrehozása

A Coospace színterekhez csatolt eszközök között lehetséges az ügyintézési folyamatot támogató kérelemtípusok rögzítése.

Új kérelemtípus létrehozásához megfelelő jogosultsággal kell rendelkeznie. Egyéb esetben ez az opció nem jelenik meg az "Új eszközök hozzáadása" között.

Ki lehet a kérelmek beadója?

Minden egyes kérelemtípus esetében meg kell adni, hogy kik adhatnak be kérelmet abban a típusban. Ezek a beadók korlátozhatók a színtér tagjainak valamilyen körére, avagy minden CooSpace felhasználóra.

1. A kérelemtípus létrehozásakor vagy módosításakor a "Résztvevők" felirat alatt a színtér résztvevői vannak felsorolva.
2. A "Beadók" oszlopban jelölheti ki a kérelemtípus lehetséges beadóinak körét
   • a jelölőnégyzetek segítségével egyedileg
   • a legördülő menü segítségével csoportosan.
   A színtér tagjainak kijelöléséhez a legördülő menüben válassza ki a megfelelő szerepkört.
   A CooSpace felhasználók teljes körének kijelöléséhez válassza a "minden felhasználó" opciót.
3. Nyomja meg a gombot. (A beállítások elvetéséhez a gombot nyomja meg.)

A szerepkörök szerinti (legördülő menüs) kijelölés eredménye a jelölőnégyzetek körüli kék keret. Ebben az esetben a színtérbe később bekerülő, megfelelő szerepkörű résztvevők is automatikusan beadóvá válnak. (A "mindenki" opció választásával minden résztvevő, legyen az bármilyen szerepkörű.)
Amennyiben a minden felhasználó opciót választja, semmiféle jelölés nem jelenik meg.

A kérelemtípus csak a beadóként kijelölt résztvevők számára jelenik meg kérelemtípusok között.

Ki lehet kérelmek bírálója?

Minden egyes kérelemtípus esetében meg kell mondani, hogy a színtér tagjai közül kik a bírálói az adott kérelemtípusnak. A bírálók a színtér tagjai közül kerülhetnek ki.

1. A kérelemtípus létrehozásakor vagy módosításakor a "Résztvevők" felirat alatt a színtér résztvevői vannak felsorolva.
2. Az "Elbírálók" oszlopban jelölheti ki a kérelemtípus lehetséges beadóinak körét
   • a jelölőnégyzetek segítségével egyedileg
   • a legördülő menü segítségével csoportosan, szerepkörök alapján.
3. Nyomja meg a gombot. (A beállítások elvetéséhez a gombot nyomja meg.)

A szerepkörök szerinti (legördülő menüs) kijelölés eredménye a jelölőnégyzetek körüli kék keret. Ebben az esetben a színtérbe később bekerülő, megfelelő szerepkörű résztvevők is automatikusan bírálóvá válnak. (A "mindenki" opció választásával minden résztvevő, legyen az bármilyen szerepkörű.)

A kérelemtípus csak a bírálóként kijelölt résztvevők számára jelenik meg kérelemtípusok között a színtér főoldalán, az Ügyfélszolgálat pont alatt.

Kérelemtípus módosítása

A kérelemtípus módosításához megfelelő jogosultsággal kell rendelkeznie. Egyéb esetben az erre szolgáló ikon nem jelenik meg a kérelemtípus mögött.